收件箱又来了一个会议邀请。
这个会议将占据你日程表中为数不多的一个空档，这个会议将与你其他的工作安排相冲突……不管什么原因，你都必须学会对那些“可以开可以不开的会”说不。
你的第一个挑战，就是要决定拒绝参加哪些会议。必要的原则，将会带来长远的益处。因此，你需要建立一套标准来决定参加还是拒绝会议，同时还要始终坚持标准。
1. 首先，你要评估会议的价值。
这次会议是否关于某些重要、紧急或有价值的事项？是否有明确的目的和清晰的议程？是否提前提供了相关背景资料？相关人员是否都已经被邀请，从而可以保证会议取得实质性进展？  
如果会议邀请中没有明确指出此次会议的价值，那么你在决定是否参会之前，不妨先以一些开放式的问题回应：  
“可否提供关于会议议程的其它信息？”  
“在这个问题上，我们正处于决策过程的哪个阶段？”  
“我应该如何为这次讨论做准备？”  
2. 如果这次会议明显具有价值的话，那么你的下一个问题，就是你是否是参加会议的正确人选。
会议议题是否在你的职责范围之内？你是否具备推动此次会议讨论的相关专业知识？对于这次会议所要做的决定，你是否资历太高或是资历不足？  
如果你质疑自己被邀请的原因，那么就要与会议组织者沟通，然后再做出回应：  
“你希望我如何推进此次会议？”  
“我的部门还有谁会参加？”  
“我是代表哪一方参加会议？”  
3. 最后，如果你确信这次会议具有价值，而你又能够有所贡献，那么就要决定这次会议是否属于你的优先项。
会议的议题对你的职责来说有多重要？与其他紧急事项相比，它处于何种位置？会议非得由你参加吗，有没有人能够代替你？  
如果一个会议邀请不能符合以上三则标准中的任何一则，那么你就直接拒绝吧。  
不过，在拒绝方式上，千万要谨慎行事。即使你不能参加会议，也要让会议组织者感受到你的团队精神，明白你尽了最大努力配合。以下有几个选择可以参考：  
— 我能阻止这次会议吗？  
如果你真的认为这次会议没有意义，违反了会议标准中的第一条，那么你最好花些时间与组织者交流你的顾虑。会议邀请人可能会反驳你的想法，但更大的可能是，你的行为带来了两种正向结果：会议要么得到了更好的定位，要么被取消了。  
你可以试试以下做法：  
“会议内容很有意思。但是根据今年的工作安排，目前我们还不能高效优质地讨论这个议题。你看可不可以这样，咱们先将这次会议延后，等工作团队取得多一些进展，咱们再坐下来一起讨论？”  
“我很期待对这个问题进行讨论，但是根据会议邀请的邮件，发现产品团队并不会参与此次会议。我想没有他们的参与，咱们无法做出任何决定。”  
“这次开会的主要目的好像是为了告知信息。要是这样的话，能否把信息概要直接发给大家而不必召开会议？”  
— 我能推荐另一个人参加吗？  
如果这次会议真的很重要，但由于你并不是参会的正确人选，从而违反了会议标准的第二条，那么你可以试着推荐另一个人。记得要花些心思找出正确人选，这样才不会让你看起来是在推卸责任。  
你可以试着提出以下建议：  
“你邀请我参与讨论，我真的很荣幸，但是我确实不是讨论这一议题的合适人选。我想了一下，觉得 Pat 在这方面会更资深一些，也许你应该邀请他而不是我？”  
“这是一项决策会议，我们团队应该由我们的经理来代表。”  
“谢谢你邀请我参加会议，但我确实已经有了其他工作安排，如果可以的话，我想请Jose 代表我参加。”  
— 我能提前分享观点吗？  
如果这次会议违反了第三条标准（这次会议很重要，而且你也能够带来独特价值，但就是与你的日程和优先事项相冲突），那么你就有了预先作出贡献的机会。你可以花点时间做些准备，然后向主要领导或者其他合适的参会者分享你的看法与建议，这样一来就会比参加整场会议更有效率。  
你可以对会议组织者如此回应：  
“这次会议很重要。虽然我不能参加，但是我会提前分享我的想法，到时候开会时也能有所参考。”  
“我很抱歉不能参加会议，不过我可以提前准备，可否在会议上代我分享观点？”  
— 我能只参加部分会议吗？  
如果只是部分会议议程符合三项会议标准，其他议程都有所违背，那么你就可以选择只参加部分会议。  
你可以选择以下说法回应：  
“谢谢你的邀请，参与品牌重塑的讨论对我来说很重要。但是由于确实有其他事情急着处理，所以等这个议程结束后，我就要失陪了。”  
“我们能不能将品牌重塑的讨论挪到会议议程的第一项？我不能参加整个会议，但是很想对品牌重塑的讨论有所贡献。”  
总之，不管你做出什么选择，你都是在做三件事：  
第一，向对方表明你很珍视自己的时间；  
第二，告知对方不能参会的具体原因，从而获得谅解；  
第三，尝试满足对方的需求，尽管你采用的方式和他们的预期方式有所不同。  
刚开始，你可能会对拒绝开会非常不习惯，不过那些一周开会35个小时、忙得焦头烂额的人，一定能够立即体会到其中的价值。  
不过需要提醒的是，当别人拒绝你的会议邀请的时候，千万别忘了表现出同样的礼貌。（欧明谓 |译  马雪梅 |校）  
丽恩·戴维（Liane Davey）是 3COze Inc.  的联合创始人。  
来源：哈佛商业评论 作者：作者：丽恩·戴维（Liane Davey）